Di era digital saat ini, email telah menjadi salah satu sarana komunikasi utama, baik dalam lingkungan profesional, pendidikan, maupun pemerintahan. Meskipun terlihat sederhana, menulis email formal yang baik dan benar membutuhkan pemahaman mengenai etika, struktur, dan penggunaan bahasa yang tepat. Email formal bukan sekadar pesan singkat; ia mencerminkan profesionalisme, kesopanan, dan kredibilitas seseorang dalam berkomunikasi.
Artikel ini akan membahas secara rinci tentang pengertian email formal, struktur penulisan, pemilihan kata yang tepat, hingga contoh-contoh yang dapat dijadikan referensi.
Apa Itu Email Formal?
Email formal adalah bentuk komunikasi tulis melalui surat elektronik (email) yang digunakan dalam konteks resmi. Email formal umumnya digunakan dalam situasi berikut:
-
Komunikasi bisnis atau profesional
-
Surat lamaran kerja atau magang
-
Permohonan resmi kepada instansi
-
Komunikasi akademik antara dosen dan mahasiswa
-
Surat menyurat antarinstansi pemerintahan atau lembaga resmi
Berbeda dengan email informal yang terkesan lebih santai dan personal, email formal menuntut penggunaan bahasa yang sopan, jelas, serta mengikuti struktur penulisan yang terstandarisasi.
Perbedaan Email Formal dan Informal
| Aspek | Email Formal | Email Informal |
|---|---|---|
| Tujuan | Resmi dan profesional | Pribadi atau santai |
| Bahasa | Baku, sopan, terstruktur | Bebas, santai, tidak terikat aturan baku |
| Penggunaan tanda baca | Tepat dan mengikuti kaidah | Lebih fleksibel, bisa tanpa tanda baca |
| Penerima | Atasan, klien, dosen, instansi | Teman, keluarga, orang dekat |
| Format | Rapi, disusun lengkap | Tidak terlalu ketat |
Tips Menulis Email Formal yang Efektif
-
Gunakan Bahasa Baku
Periksa ejaan, tanda baca, dan susunan kalimat. Hindari singkatan, bahasa gaul, atau emotikon. -
Gunakan Nada Sopan dan Profesional
Meskipun Anda menyampaikan keluhan, tetap gunakan bahasa yang sopan. -
Periksa Ulang Sebelum Dikirim
Jangan sampai ada typo atau kesalahan tata bahasa yang mengurangi kredibilitas. -
Jangan Gunakan Huruf Kapital Berlebihan
Huruf kapital semuanya dapat dianggap berteriak. -
Sertakan Lampiran Jika Perlu
Gunakan format file standar seperti PDF atau DOCX untuk dokumen penting.
Contoh Email Formal
1. Email Lamaran Kerja
Subjek: Lamaran Pekerjaan – Staff IT – Andi Saputra
Yth. Bapak/Ibu Kepala HRD
PT Sejahtera Abadi
Dengan hormat,
Perkenalkan, saya Andi Saputra, lulusan S1 Teknik Informatika Universitas Indonesia. Melalui email ini, saya bermaksud melamar posisi Staff IT di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin.
Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan CV, portofolio, serta sertifikat pendukung. Besar harapan saya untuk dapat berkontribusi dalam perusahaan Bapak/Ibu.
Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Andi Saputra
0822-1234-5678
andi.saputra@gmail.com
2. Email Permohonan Izin
Subjek: Permohonan Izin Tidak Hadir pada Rapat – 5 Oktober 2023
Yth. Bapak Arif Kurniawan
Dengan hormat,
Sehubungan dengan kondisi kesehatan saya yang kurang baik, saya mohon izin untuk tidak dapat menghadiri rapat koordinasi pada tanggal 5 Oktober 2023. Saya telah menginformasikan materi presentasi kepada rekan satu tim untuk dipresentasikan.
Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Siti Aminah
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Email Formal
-
Tidak mencantumkan subjek atau subjek terlalu ambigu
-
Penggunaan bahasa tidak baku
-
Email terlalu panjang dan bertele-tele
-
Tidak jelas tujuan email
-
Lalai menyertakan lampiran yang dijanjikan
-
Menyingkat nama atau panggilan penerima tanpa izin
Menulis email formal bukan sekadar tentang mengirim pesan, tetapi menyampaikan profesionalisme, kejelasan komunikasi, dan rasa hormat terhadap penerima. Memahami struktur, bahasa, dan etika dalam email formal dapat meningkatkan efektivitas komunikasi Anda, terutama dalam karier dan dunia akademik.
Dengan menerapkan panduan di atas, Anda akan lebih percaya diri dalam menyusun email resmi yang baik, terstruktur, dan profesional.
MASUK PTN
